1. Esprit du Mémorial

Les épreuves du Mémorial Claude Delobbe respecteront et préserveront scrupuleusement les milieux nature  empruntés. Les organisateurs s’engagent à tout mettre en œuvre pour minimiser l’impact de leur épreuve sur l’environnement. Les épreuves se dérouleront dans un esprit de convivialité et de respect mutuel.

2. Critères de qualité

Vestiaires :  les organisateurs de course veilleront si possible à ce que des vestiaires et des douches soient accessibles aux participants après la course. Un accès spécifique (vestiaire et douche) devra être prévu.
Parcours :  les parcours seront fléchés au sol, peinture provisoire sur macadam, plâtre sur l’herbe ou dans les bois. Les changements de direction seront fléchés avant (prévenir), pendant et après (confirmer).

La rubalise dans les arbres sera évitée car source d’erreur et trop facile à déplacer ou à enlever par d’éventuelles personnes. Un parcours bien fléché permet au coureur de réaliser sa course dans présence de signaleur et sans hésitation. Les parcours seront préalablement mesurés de manière suffisamment correcte et cartographiés afin de permettre aux coureurs de prendre connaissance de ceux-ci ainsi que des dénivelés. Le kilométrage sera matérialisé sur le sol.

Signaleurs :  l’organisateur équipera ses signaleurs de brassards et de panneaux de signalisation. Il les placera aux endroits stratégiques. Leur rôle est de diriger le coureur avant son arrivée dans le changement de direction et de le protéger de la circulation. Les signaleurs disposent d’un gsm contenant les numéros de téléphone des services de secours et des organisateurs.

Ravitaillement : l’organisateur veillera à ce qu’une boisson et un aliment soient à disposition des coureurs (exemple : un quartier d’orange et un verre d’eau). L’organisateur veillera à ce que les liquides et/ou aliments proposés soient en nombre suffisant par rapport au nombre de participants. Le ravitaillement sera fixé au moins tous les 5 km.

Prix d’inscription : le prix d’inscription est fixé à 5 €/course excepté lors de l’organisation de préinscription par un organisateur. Dans ce cas, la préinscription devra être fixée à 5 € et l’inscription à 7 € le jour de la course. Les challengers pouvant s’inscrire à 5 € le jour même.

3. Promotion

Le comité du Mémorial assure la promotion des courses inscrites par la confection et la distribution d’affiches, flyers, courriers à destination des clubs. Il s’engage à promouvoir l’événement sur le site du Mémorial et les autres sites spécialisés et dans les limites du budget, dans les journaux locaux (L’Avenir, Sud Presse, Proximag et Vlan) et dans les magazines spécialisés (Zatopek et Go Running).

Des communiqués de presse seront également envoyés.

Le comité communiquera vers les Offices du Tourisme et Maison du tourisme de la région pour un relais des événements.

Un lien vers les sites internet de chaque organisation sera visible. De même, un lien vers le site du Mémorial sera réalisé de manière à ce que les futurs participants puissent avoir accès à un maximum d’information.

Sur le site internet du Mémorial figurent au minimum : le règlement, le calendrier, le classement par course, le classement général et un lien vers le site de chacune des courses.

Le logo du Mémorial Claude Delobbe et tous les sponsors doivent être visibles sur les supports.

Le Mémorial Claude Delobbe fournit les dossards.

Les organisateurs de courses : chaque organisation est libre d’assurer une promotion supplémentaire avec une visibilité sur chaque imprimé et sur le site des logos du Mémorial Claude Delobbe et de la Ville de Couvin.

Chacune des courses met en évidence sur son site, un lien vers le site du Mémorial.

4. Sponsoring

Le Mémorial Claude Delobbe a pour but de promouvoir les organisations qui en font partie et d’augmenter leur attractivité. Les partenariats commerciaux établis par les organisateurs ne le seront pas aux dépens de ceux établis par le Mémorial Claude Delobbe.

Chaque organisateur est libre de contracter ses propres sponsors. Néanmoins, il évitera d’établir un partenariat avec un concurrent direct des sponsors principaux du Mémorial.

5. Financement

Chaque organisateur paie une dime au Mémorial Claude Delobbe qui s’élève à 0,20 cents/coureur. La gratuité est réservée aux enfants pour les parcours des 500 m et 1500 m.

Chaque organisateur gère son budget de manière indépendante pour la/les course(s) qu’il organise.
Le budget du Mémorial  est assuré par une intervention de l’Administration communale, des dons en matière et en espèces, les sponsors, des subventions, des recettes résultant de l’organisation des activités diverses organisées par l’ASBL Mémorial Claude Delobbe (cf. statuts de l’asbl).

6. Responsabilité

Chaque organisateur est responsable de la bonne gestion de l’entièreté de son épreuve. Le Mémorial se charge de la promotion et de la publication du classement sur le site internet du Mémorial ainsi que des classements généraux.

7.  Classements

Chaque organisateur s’engage à publier les résultats sur son site internet, dans la mesure où il en possède un pour le lendemain de la course au plus tard.
Les résultats devront être communiqués sous format xls ou xlxs (tableau excel) dans les 24 heures, à la personne en charge du classement général du Mémorial.

La personne en charge du classement général du Mémorial réalisera et le publiera ce dernier sur le site internet du Mémorial.

8. Remise des prix

La remise des prix se déroulera au plus tard une heure après l’arrivée du dernier coureur.
Les performances y seront récompensées à part égale avec le tirage au sort.